(趣旨)

第1条　この規程は、別に定めるもののほか、文書の管理に関し必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(文書の取扱いの原則)

第3条　職員は、文書について全て正確かつ迅速に取り扱い、常にその処理経過を明らかにし、事務が能率的に処理されるよう努めなければならない。

(法制室長の職務)

第4条　法制室長は、本市における文書の管理を統括し、必要に応じて文書の管理に関する事務(以下「文書事務」という。)の処理状況に関する調査を行い、その結果に基づき主管課長等に対し、必要な措置を求めることができる。

(課長等の職務)

第5条　課長等は、主管する課等における文書事務が適正かつ円滑に処理されるよう、文書事務を統括し、所属する職員を指導監督しなければならない。

(文書主任及びファイル責任者)

第6条　文書事務を適正かつ円滑に行うため、課等ごとに文書主任及びファイル責任者を置く。

(文書の種類)

第7条　文書の種類は、別表第2文書の種類の表のとおりとする。

(文書の番号及び記号)

第8条　文書には、会計年度(公示令達文にあっては、暦年)による追番号(往復文書にあっては、同一番号)を付し、次の各号に掲げる文書の区分に応じ、当該各号に定める方法により管理しなければならない。

(紙文書の受領及び各部等への配布)

第9条　勤務時間内に到着した紙文書は、所管課等が直接受領する場合を除き、総務部財産管理課において受領し、次に定めるところにより取り扱わなければならない。

(主管課等への配布)

第10条　各部等総務は、総務部財産管理課から受け取った、又は直接受領した紙文書を、直ちに主管課等に配布しなければならない。

(文書の収受)

第11条　主管課等は、配布を受けた紙文書及び直接受領した文書について、直ちに、文書管理システムに収受登録することにより収受の処理をしなければならない。ただし、次に掲げる文書については、この限りでない。

(起案の方法)

第12条　決裁を受ける事案は、次の各号に掲げる場合の区分に応じ、当該各号に定める方法により起案するものとする。

(起案の要領)

第13条　起案は、次に掲げる要領で行うものとする。

(回議及び決裁)

第14条　起案文書は、当該文書の第12条第1項各号に定める起案の方法により、起案者から当該起案者の直属の関係職員への回議を経て、久留米市事務専決規程(平成17年久留米市規程第4号)の定めるところにより市長又は専決権者の決裁を受けなければならない。

(合議)

第15条　2以上の課等に関係する事案に関する文書は、最も関係のある課等で起案し、他の課等の意見を特に求める必要があるものは、久留米市事務専決規程の定めるところにより当該関係先に合議しなければならない。

(文書の審査)

第16条　次の各号に掲げる文書については、それぞれ当該各号に定める者の審査を受けなければならない。

(代決及び後閲)

第17条　久留米市事務専決規程の定めるところにより代決を行うときは、起案文書に、代決権者又は複代決権者が代決する旨を表示して行うものとする。

(起案文書の廃棄)

第18条　起案文書が決裁に至る中途で廃案となったときは、起案者又はその上司は、関係職員にその旨を連絡しなければならない。

(浄書)

第19条　決裁が終わった文書で紙文書による発送を必要とするものは、速やかに主管課等において浄書照合しなければならない。この場合において、浄書は、原則として、黒色のインクを用いてペン若しくはボールペンによる手書き又はプリンター、コピー機その他の事務機器による印字、複写若しくは印刷によって作成(訂正を含む。)し、鉛筆(記載したものを消しゴム等を用いて容易に消すことのできる筆記用具を含む。)により作成してはならない。

(文書の記名)

第20条　発送する文書は、市長その他職務権限を有する者の職名及び氏名をもってしなければならない。ただし、庁内に発信する文書及び軽易な往復文書は、主管部長等又は課長等の職名をもってすることができる。

(公印の使用)

第21条　第19条の規定により浄書した紙文書には、久留米市公印規則(昭和28年久留米市規則第20号)の定めるところにより公印を押印しなければならない。

(文書の発送)

第22条　庁外への紙文書の発送は、郵送又は送達により総務部財産管理課で行う。ただし、急を要するとき、又は勤務時間外等やむを得ないときは、財産管理課長の承認を受け主管課長等において取り扱うことができる。

(文書の整理)

第23条　紙文書は常に整然と分類し、必要なときに直ちに取り出せるように整理するとともに、紛失、盗難等を防止しなければならない。

(フォルダ情報及び紙フォルダの管理及び公表)

第24条　文書主任は、課長等の命を受けて、年度当初に、前年度に設定したフォルダ情報のうち不要なものを削除し、又は当該年度に新たに必要なフォルダ情報を追加する等フォルダ情報を適切に整備しなければならない。この場合において、文書主任は、紙フォルダについても、フォルダ情報に合わせて整備しなければならない。

(未処理文書の整理)

第25条　未処理文書のうち、電子文書は文書管理システムにより整理するものとし、紙文書は事務室内の一定の場所で紙フォルダ及びファイリングキャビネットを用いて整理しなければならない。ただし、紙文書のうち紙フォルダに収納して整理することが適当でないものについては、他の適当な方法により整理することができる。

(完結文書の整理及び保管)

第26条　完結文書のうち紙文書は、別表第1保管単位及び文書の冠記の表保管単位の欄に掲げる課等ごとに整理し、保管しなければならない。ただし、法制室長が保管管理上必要と認めた紙文書については、2以上の保管単位を統合して整理し、保管することができる。

(文書の保存期間)

第27条　文書の保存期間の種別は、永年、10年、5年、3年及び1年とする。

(保存期間の延長)

第28条　課長等は、保存期間を経過した文書で、引き続き保存する必要があると認めるものは、法制室長と協議のうえ、10年を限度として延長して保存することができる。

(保存場所)

第29条　完結文書のうち紙文書は、当該完結の日の属する年度の翌年度までの間は、事務室内の一定の場所で保存するものとする。

(書庫での保存方法)

第30条　前条第2項の規定により完結文書を所定の書庫に移動させるときは、次に掲げる方法により行うものとする。

(書庫で保存している紙文書の利用)

第31条　職員が、書庫で保存している紙文書を利用しようとするときは、利用記録簿(第8号様式)に必要事項を記載の上、書庫管理者の指示に従わなければならない。

(文書の廃棄)

第32条　文書主任は、課長等の指示に従い、保存期間が経過した文書を速やかに廃棄するものとする。

(廃棄の方法)

第33条　保存期間が経過した文書は、電子文書にあっては電磁的記録の消去等、紙文書にあっては焼却、裁断、溶解等他に利用されるおそれのない適切な方法で処分しなければならない。

(福岡県市町村公文書館への文書移管)

第34条　法制室長は、保存期間を経過した文書のうち、歴史的価値を有すると認められるものについては、主管課長等と協議の上、福岡県市町村公文書館(福岡県市町村公文書館条例(平成24年福岡県自治振興組合条例第1号)により設置された福岡県市町村公文書館をいう。)において保存するものとし、当該文書を福岡県自治振興組合へ移管するものとする。

(補則)

第35条　この規程に定めるもののほか必要な事項は、市長が別に定める。